Klasična i dugotrajna praksa pisanja pisama prvo je opala s pojavom e-pošte, a otada je nestajala s razvojem SMS-a i društvenih medija koji su sve napredniji.
Iako se ovi moderni oblici komunikacije mogu činiti lakšim i razumnijim, oni nemaju sve iste prednosti kao staro dobro, rukom pisano pismo.
Čak i u današnjem brzom svijetu tekstualnih poruka i trenutne komunikacije, još uvijek postoji mnogo razloga da s vremena na vrijeme pošaljete tradicionalno pismo. Srećom, cijeli proces je nevjerovatno jednostavan i jasan, što znači da većinu pažnje možete usmjeriti na sadržaj samog pisma.
Šta je pismo?
Pismo je pisana poruka koju jedna osoba šalje drugoj. Drugim riječima, pismo je dio razgovora putem pošte. Dakle, kada prenesemo bilo koju pisanu poruku putem pošte, to se može nazvati pismom.
Prema Oksfordskom rječniku, “Pismo je poruka koja je zapisana ili odštampana na papiru i obično stavljena u kovertu i poslana nekome.”
Iz ovog može se reći da je pismo pisana poruka, štampana ili rukom napisana, koja se nekome šalje putem pošte.
Vrste pisma
Pismo je važan simbol ljudske civilizacije. Korišćen je kao medij za razmjenu informacija od primitivnog doba. Pisma se mogu kategorizirati u različite vrste na osnovu formalnosti koje se održavaju, sadržanih informacija, svrhe upotrebe itd.
Formalno pismo:
Pismo koje je napisano u skladu sa formalnim pravilima i propisima organizacije naziva se formalno pismo. Ova vrsta pisma uvijek striktno održava formalnosti ureda. Institucionalna i poslovna pisma spadaju u ovu kategoriju.
Neformalno ili lično pismo:
Pismo koje ne slijedi nikakvo formalno pravilo i sadrži lične podatke poznato je kao neformalno ili lično pismo. Ova vrsta pisma se piše rođacima i prijateljima radi razmjene vijesti ili osjećaja ili traženja usluge. Osnova pisanja ličnog pisma je lični odnos.
Poslovno pismo:
Pismo koje sadrži komercijalne informacije i napisano je među poslovnim ljudima naziva se poslovno pismo ili komercijalno pismo. Poslovna pisma su formalna, strukturirana i nelična. Komercijalno pismo sadrži informacije koje se odnose na upit, nalog, reklamaciju, usklađivanje, naplatu.
Službeno pismo:
Kada je pismo napisano koje sadrži zvanične informacije kao što su pravila, propisi, činjenice i brojke, aktivnosti, sistem, procedura itd., naziva se službeno pismo. Drugim riječima, kada je pismo napisano slijedeći službeni dekor, poznato je kao službeno pismo. Službenici koriste ovu vrstu pisma za slanje službene poruke drugim filijalama i uredima. Službeno pismo striktno prati propisana pravila, propise, strukturu i stil ureda.
Socijalno pismo:
Pismo koje je napisano za bilo koju društvenu priliku ili svrhu naziva se društveno pismo. Pozivna pisma za različite programe, pismo zahvale, pismo saučešća, pismo čestitke itd. spadaju u kategoriju društvenih pisama. To je zapravo jedna vrsta ličnog pisma.
Pismo prijave:
Pismo koje se priprema u formi prijave ili istrage i šalje se osobi koja ga je dodijelila, naziva se prijavno pismo. U pravom smislu, to je kratak izvještaj u formi pisma. Pismo koje je prodavac poslao menadžeru prodaje o dnevnom obimu prodaje u primjeru pisma izvještaja.
Pismo o obavijesti:
Pismo o obavijesti je pismo koje se šalje osobi koja ga obavještava ili obavještava o bilo kojoj posebnoj temi.
Cirkularno pismo:
Pismo koje kruži ili objavljuje istu informaciju ili poruku velikom broju ljudi u isto vrijeme naziva se cirkularno pismo ili cirkular. Najava novog proizvoda, promjena poslovne adrese, penzionisanje ili prijem partnera itd. zahtijeva kruženje određene poruke. U tu svrhu piše se cirkularno pismo.
Pismo narudžbe:
Kada ponuda prodavca zadovoljava upite potencijalnog kupca, on postavlja narudžbu putem pisma narudžbe. Dakle, nakon odobravanja ponude, pismo koje kupac piše dobavljaču ili prodavcu, tražeći od njega da isporuči propisanu količinu robe, naziva se pismo narudžbe.
Pismo pritužbe:
Koliko god organizacija bila efikasna u vođenju posla, ne ide sve uvijek prema planu. Biće grešaka i nesreća. Pisma napisana kako bi se ove greške upozorile na one koji moraju biti odgovorni za njih nazivaju se pisma tužbe ili žalbe.
Pismo o zapošljavanju:
Pisma koja su napisana u slučaju zaposlenja smatraju se radnim pismom. Pismo molbe za posao, pismo o imenovanju, pismo o pridruživanju, pismo o unapređenju itd. su primjeri pisama o zaposlenju.
Pripremanje pisma za slanje
Pismo može max biti do 2kg. Najmanja dimenzija je 90×140 mm a najveca dimenzija je 900 mm, u zbroju duljine, širine i visine, s tim da nijedna od te tri dimenzije ne smije pojedinačno biti veća od 600 mm.
1. Odaberite kovertu
Važno je pronaći pravu kovertu za vaše pismo. Ako odaberete kovertu vrlo tanku lagane konstrukcije, na primjer, svaki teški sadržaj može probiti kovertu dok je u transportu. Prilikom odabira koverte uzmite u obzir sljedeće faktore:
- Težina papira. Težina koverte treba da odgovara težini papira i bilo kojeg drugog sadržaja koji možete poslati poštom. Ako je vaše pismo napisano na debelom kartonu ili uključujete nešto drugo poput fotografija, odaberite čvrstu kovertu koja može podnijeti priloženu težinu.
- Veličina koverte. Veličina koverte treba da odgovara veličini sadržaja u njoj. Pisma napisana na standardnom A4 papiru obično se presavijaju na trećinu i šalju poštom u kovertama standardne veličine. Pisma napisana na karticama mogu se slati poštom u manjim kovertama.
- Namjera pisma. Ako šaljete poslovno pismo, poželjet ćete odabrati kovertu poslovnog izgleda profesionalnog izgleda. Po želji možete poslati osobnu poruku u šarenoj, ukrasnoj koverti.
- Odredište pisma. Ako šaljete pismo u inostranstvo, možda ćete htjeti koristiti čvršću kovertu, jer postoji veća šansa da se usput ošteti.
2. Priložite pismo i zapečatite kovertu
Nakon što odaberete kovertu za svoje pismo, stavite pismo unutra i poližite ivicu koverte da navlažite ljepilo, a zatim je pritisnite da zatvorite pismo.
- Možete navlažiti sunđer s malo vode da navlažite ljepilo koverte ako ga ne želite lizati.
- Stavite malu količinu prozirne trake duž ruba pečata ako se bojite da bi se pismo moglo otvoriti na svom putu.
3. Adresa na koverti
Napišite adresu primaoca na desnoj polovini koverte
- Stavite ime i prezime primaoca, titulu
- Broj stana ili kuće, naziv ulice, grad, selo, zaseok (ako je primaoc podstanar obavezno navesti ko je stanodavac).
- Državu ili pokrajinu i poštanski broj.
- Koristite jasna, odštampana, velika slova ispisana tamnim mastilom kako bi svaki poštanski službenik mogao brzo i precizno pročitati vaše pisanje.
- Ako pišete nekome izvan svoje zemlje, obavezno uključite naziv zemlje odredišta velikim slovima na dnu adrese.
- Neki ljudi šalju svoju poštu u poštanski sandučić, a ne na adresu. Ako je to slučaj za vašeg primaoca, upišite tačan broj poštanskog pretinca, a zatim grad i državu.
- Napišite svaki dio adrese u drugom redu kako biste ga učinili čitljivijim.
Napomena: Podaci na koverti ne smiju se ispunjavati običnom olovkom, svaki poštanski operator može odbiti pošiljku koja nioje pravilno adresirana i to na način koji je propisan odredbama Svjetske poštanske unije.
4. Napišite povratnu adresu
U gornjem lijevom uglu koverte upišite svoje ime i adresu. Radi lakšeg rukovanja poštom, bolje je da svoju povratnu adresu napišete na prednjoj strani koverte, a ne na poleđini. Možete koristiti i štampanu naljepnicu povratne adrese. Uključivanje vaše adrese će osigurati da vam se pismo vrati ako iz nekog razloga ne stigne do primaoca.
5. Koristite poštanske markice
Ako šaljete pismo standardne veličine stavite jednu markicu u gornji desni ugao pisma. Marke su dostupne za kupovinu u bilo kojoj pošti.
- Marke dolaze sa standardnim ili posebnim dizajnom. Ako želite da kupite ukrasnu ili prigodnu marku, idite u poštu i tražite da vidite njihov izbor.
- Možda ćete morati koristiti više od jedne marke.
Na koje načine možete poslati pismo?
Preporučeno pismo
Za razliku od standardne pošte, kada pošaljete preporučeno pismo, pošta vam obećava da će osigurati vaš paket od tačke polaska do tačke isporuke.
Preporučeno pismo je siguran način slanja pošiljke primatelju. Usluga uključuje potvrdu slanja, praćenje pisma i predaju pisma. Na ovaj način pošiljatelj zna da li je njegovo pismo stiglo ili ne do primaoca. Postoje dvije vrste: jedna za domaće preporučene pošiljke, a druga za međunarodne pošiljke.
Obavezno pažljivo pregledajte obrazac prije nego što ga popunite. Ovakav način slanja pisma se obično koristi kod službene korespodnecije između dvije firme.
Vrijednosno pismo
Ovakav način slanja pisma se koristi kad se šalje dokument koji ima određenu vrijednost jer počiljaocu može nastati materijalna šteta ako se pismo izgubi. Veoma je važno da vrijednost pisma odgovara stvarnoj vrijednosti sadržaja koji šaljete.
Najveća vrijednost ovog pisma ovisi o državi npr za Bosnu i Hercegovinu ukupna maksimalna vrijednost ovog pisma ne smije prelaziti 10 000 km a za Hrvatsku 100 000 Kn.
Kako odabrati kakvu vrstu poštanske usluge trebate?
Pošiljaoci na osnovu onog što im treba odabiru vrstu poštanske usluge:
- Vrijednosti pošiljke
- Adresi primaoca
- Brzni dostave i načinu uručenja
- Vrsti i značaju pošiljke
Slanje pisma poštom
Stavite pismo u poštansko sanduče za prikupljanje. Otvorite kutiju pri vrhu, stavite pismo u otvor i zatvorite ga. Poštanski službenik će preuzeti vaše pismo u vrijeme navedeno na kutiji i započeti proces sortiranja i dostave.
- Svako poštansko sanduče za prikupljanje ima obavijest o tome kada se pošta preuzima svaki dan. Ako svoje pismo stavite u kutiju nakon zakazanog vremena za preuzimanje, vaše pismo će biti preuzeto sljedećeg radnog dana.
Kad se pošta vraća pošiljaocu?
- Kad primaoc odbije poštu
- Ako je adresa nepotpuna, primaoc se preselio na drugu adresu ili umro
- Ako nije preuzeta pošta u vrijeme predviđeno pravilnikom
Pravilnik o općim uvjetima za obavljanje poštanskih usluga pogledajte ovdje:
10 razloga zašto da nekome napišete pismo
- Možete reći sve i šta god želite, bez prekida, zabavno je pisati pisma
- Imate vremena da razmislite o tome šta i kako kažete
- Može pomoći onima koje volite da se osjećaju manje izolovano
- To je alternativa posjeti
- Može poboljšati vaše odnose
- Održavaju vaš um oštrim
- To je nešto što možete čuvati zauvijek
- Smanjuje vrijeme provedeno na elektronskim uređajima
- Pisma su opipljiva
- Pisanje pisama povezuje voljene osobe
